Vacature-intake

Een vacature-intake is het gesprek waarin je vastlegt wie je precies zoekt, voordat er ook maar één zin geschreven wordt. Het kost je drie kwartier en het bepaalt de rest van je werving: de tekst, de kanalen, de selectie en uiteindelijk of de juiste persoon binnenkomt. Sla je hem over, dan werf je op een kopie van een vacature die vier jaar geleden ook al matig presteerde.

Wat is een vacature-intake?

Een vacature-intake is het startgesprek waarin de vacaturehouder en degene die gaat werven samen scherp krijgen welke functie openstaat en wie die het beste invult. Je bespreekt het doel van de rol, de kerntaken, de ideale kandidaat, de voorwaarden en het proces. Alles wat daaruit komt, is de input voor je vacaturetekst.

De term wordt geregeld verward met het intakegesprek dat je met een kandidaat voert. Dat is iets anders: daar beoordeel je een persoon, hier definieer je een rol. Het gesprek met de kandidaat komt pas veel later, als je toe bent aan het voeren van sollicitatiegesprekken.

Waarom is een vacature-intake belangrijk?

Een vacature-intake is belangrijk omdat elke onduidelijkheid die je hier laat staan, zich in elke volgende stap herhaalt. Een vage rolomschrijving levert een vage tekst op, die vage sollicitanten trekt, die je vervolgens op gevoel beoordeelt omdat je nooit hebt vastgelegd waarop je zou selecteren.

De standaardreflex bij een vertrekkende collega is de oude vacature erbij pakken en er een nieuwe datum overheen zetten. Daarmee sla je de vraag over of de rol wel hetzelfde moet blijven. Misschien kan een junior een deel van de taken overnemen, misschien is het eigenlijk een tijdelijk project en helemaal geen vaste functie.

Dat uur dat je vooraf investeert, verdien je terug in de rest van je werving en selectie. Een vacature die twee maanden langer openstaat drukt op je team en vergroot de kans dat je iemand aanneemt omdat het moet. Die rekening valt hoger uit dan de kosten van werving en selectie zelf.

Wie schuift er aan bij de intake van je vacature?

Bij de intake van je vacature zitten minimaal twee mensen: degene die de nieuwe collega straks aanstuurt en degene die de werving oppakt. In een organisatie met een eigen recruiter is die verdeling helder. Bij een bedrijf van dertig man ben je die twee personen vaak allebei zelf, en dan verdwijnt het gesprek stilletjes.

Juist dan is het waardevol om iemand anders aan tafel te vragen. Een collega die de functie nu uitoefent of er dagelijks mee samenwerkt, weet beter hoe een werkdag eruitziet dan de directeur die er twee lagen boven zit. Werk je met een externe partij, dan hoort die uitvraag standaard bij het uitbesteden van je recruitment.

Reken op drie kwartier tot een uur en plan het als een echte afspraak. Een formulier dat je even doorstuurt als invuloefening levert je precies de antwoorden op die je zelf al had bedacht.

Welke vragen stel je tijdens een vacature-intake?

De vragen tijdens een vacature-intake vallen uiteen in vier blokken: de functie, de kandidaat, je organisatie en de voorwaarden. Doorvragen is belangrijker dan afvinken. Zegt iemand dat hij een flexibele collega zoekt, dan is de vervolgvraag in welke situatie die flexibiliteit nodig is.

Wat je hier vastlegt, gebruik je later ook bij het screenen van sollicitanten, want je selectiecriteria komen uit dit gesprek en nergens anders vandaan.

Vragen over de functie achter de vacature

Begin bij het waarom van de functie, niet bij de takenlijst. Wie meteen begint met opsommen, krijgt een lijst van dertig klusjes waarvan er de helft één keer per jaar voorkomt.

Waarom ontstaat deze vacature: vervanging, groei of een nieuwe rol?
Welke drie tot vijf taken vullen een gemiddelde werkdag?
Welke resultaten verwacht je in de eerste honderd dagen?
Moet de rol hetzelfde blijven of kan hij anders worden ingevuld?
Wat maakt dit werk minder leuk?

Die laatste vraag slaat vrijwel iedereen over. Toch is hij waardevol: de vervelende kant komt er tijdens de eerste maand toch uit, en dan liever verwacht dan als verrassing. De antwoorden op de eerste twee vragen vormen straks de kern van je functieomschrijving.

Vragen over de ideale kandidaat

De ideale kandidaat bestaat pas als je hem realistisch maakt. Iemand met tien jaar ervaring, drie certificeringen en de juiste persoonlijkheid zit waarschijnlijk goed op zijn plek bij iemand anders.

Wat moet iemand op dag een kunnen en wat kan hij binnen een half jaar leren?
Welke opleiding of certificering is echt noodzakelijk?
Welk gedrag past niet in dit team en waarom niet?
Bestaat de kandidaat die je nu beschrijft en is hij beschikbaar?

Let hier op je formuleringen. Zodra iemand zegt dat hij iemand jongs zoekt die in het team past, of maximaal drie jaar ervaring wil, stuurt hij op leeftijd. Buig dat in het gesprek om naar de competentie erachter, want daar begint inclusief werven en niet pas bij het redigeren van de tekst.

Vragen over je organisatie als werkgever

Vraag door over je organisatie tot je iets hebt dat alleen bij jou klopt. Een informele sfeer en korte lijnen staan in elke vacature, dus die twee leveren je niets op.

Waarom zou iemand voor deze functie kiezen?
Waarom zou iemand voor jouw organisatie kiezen?
Hoe ziet het team eruit waarin iemand terechtkomt?
Aan welk project of welke uitdaging werkt dat team nu?

Dit blok levert de woorden waarmee je later je employer branding concreet maakt. Het bepaalt bovendien of je verderop op cultural fit kunt selecteren, want zonder een beschrijving van het team beoordeel je die pas op gevoel.

Vragen over de arbeidsvoorwaarden

De salarisrange moet vastliggen voordat je de vacature opent. Sinds de Europese richtlijn loontransparantie (2023/970) ben je verplicht het aanvangssalaris of de salarisschaal te delen vóór het eerste sollicitatiegesprek, dus wie dat bij de intake laat liggen, komt er later niet meer onderuit.

Wat is de salarisrange en welke ruimte zit er boven het maximum?
Welke secundaire arbeidsvoorwaarden horen erbij?
Wat zijn de werktijden en is er ruimte om te schuiven?
Welke doorgroeimogelijkheden zijn er?

Ligt de range lager dan wat de markt betaalt, dan weet je dat nu en niet na drie maanden zonder reacties. Dat inzicht hoort thuis in je bredere afweging van de recruitment kosten, want een te krap budget vooraf betaal je achteraf in doorlooptijd.

Zo ziet een intakeformulier eruit

Een intakeformulier is niet meer dan de vier blokken hierboven, met ruimte om de antwoorden op te schrijven. Zie het als het verslag van het gesprek dat je voert, niet als een vragenlijst die je vooruit stuurt.

Functie: functietitel, afdeling, leidinggevende, vervanging of nieuwe rol
Doel: waarom de rol bestaat en welke resultaten in de eerste honderd dagen tellen
Kerntaken: drie tot vijf werkzaamheden van een gemiddelde werkdag
Must-haves: wat iemand op dag een moet kunnen
Nice-to-haves: wat iemand binnen een half jaar kan leren
Team: samenstelling, sfeer en huidige projecten
Onderscheid: wat deze functie en deze werkgever anders maakt
Voorwaarden: salarisrange, secundaire voorwaarden en werktijden
Proces: aantal gesprekken, wie erbij zit en de streefdatum

Leg het vast op een plek waar je het terugvindt. In veel werving en selectie software zit een vacatureformulier ingebouwd, zodat de intake aan de vacature blijft hangen in plaats van in iemands mailbox.

Wat doe je na de vacature-intake?

Na de vacature-intake zet je de antwoorden om in twee documenten. Het functieprofiel legt intern vast wat de rol inhoudt en waarop je selecteert. De vacaturetekst is daarvan de externe, wervende vertaling.

Stuur je samenvatting eerst terug naar de vacaturehouder en laat hem bevestigen. Dat kost tien minuten en het voorkomt dat je halverwege het schrijven van de vacature hoort dat de functie toch anders bedoeld was.

Daarmee is de intake ook je ijkpunt zodra de werving tegenvalt. Komen er geen reacties, dan ga je terug naar de aannames uit het gesprek en stel je er een bij, in plaats van het hele werving- en selectieproces opnieuw op te tuigen.

Van vacature-intake naar bereik onder de juiste doelgroep

Een scherpe vacature-intake levert je een tekst die klopt. Wat hij niet oplevert, is bereik. Je weet nu wie je zoekt, maar die persoon zit waarschijnlijk gewoon op zijn werk en kijkt niet op een vacaturesite. Dat is de latente groep, en die is vele malen groter dan het clubje dat vandaag actief solliciteert.

Daarom hoort de vraag waar je doelgroep zich ophoudt net zo goed in je intake thuis als de vraag wat iemand moet kunnen. Met recruitment marketing zet je de uitkomst van dat gesprek om in een campagne op de kanalen waar die mensen dagelijks toch al zijn. Via social media recruitment target je op functie, regio en interesse in plaats van af te wachten wie langskomt.

Wil je weten waar jouw werving nu kandidaten laat liggen? Doe de gratis recruitment scan, dan brengen we je huidige aanpak in kaart en krijg je binnen enkele werkdagen een concreet advies. Als recruitment agency starten we bij Maximizd elk traject met een intake en een doelgroepanalyse, voor een vast bedrag per maand en zonder fee per aanname.

Veelgestelde vragen over de vacature-intake

Wat is het verschil tussen een vacature-intake en een intakegesprek?

Een vacature-intake gaat over de rol: je bepaalt samen met de vacaturehouder wie je zoekt, voordat de vacature online staat. Een intakegesprek is meestal het eerste gesprek met een kandidaat, waarin je beoordeelt of die persoon bij de rol past. De vacature-intake komt dus eerst en is de basis voor het tweede.

Vacature-intake of functieprofiel: wat is het verschil?

De vacature-intake is het gesprek, het functieprofiel is het document dat eruit volgt. Tijdens de intake haal je de informatie op bij de vacaturehouder en het team. In het functieprofiel leg je die informatie gestructureerd vast, zodat je er je vacaturetekst, je selectiecriteria en later je functioneringsgesprekken op kunt baseren.

Hoe lang duurt een vacature-intake?

Reken op drie kwartier tot een uur voor een reguliere functie. Bij een nieuwe of complexe rol loopt dat op, omdat je dan ook bespreekt hoe de functie überhaupt ingevuld moet worden. Plan het als een vaste afspraak in plaats van het tussendoor te doen, want een gehaaste intake levert precies de oppervlakkige antwoorden op die je wilde vermijden.

Heb je een vacature intake formulier nodig?

Een formulier is handig, maar het is geen vervanging van het gesprek. Gebruik het om de antwoorden vast te leggen en om te zorgen dat je geen blok overslaat, niet als vragenlijst die je de vacaturehouder laat invullen. Een ingevuld formulier zonder gesprek levert je de antwoorden op die iemand toch al in zijn hoofd had.

Doe je een vacature-intake ook bij een bestaande functie?

Ja, en juist daar is de verleiding het grootst om hem over te slaan. Een vertrekkende collega betekent niet dat de rol hetzelfde moet blijven. Taken verschuiven, teams groeien en de markt verandert, dus check bij elke vacature opnieuw of het profiel van drie jaar geleden nog klopt met wat je nu nodig hebt.