Sollicitatiegesprekken voeren is een van de meest bepalende stappen in het aannemen van nieuwe medewerkers. De kwaliteit van het gesprek bepaalt niet alleen of je de juiste kandidaat selecteert, maar ook hoe die kandidaat jou als werkgever ervaart.
Een gestructureerde aanpak helpt je om objectief te vergelijken, valkuilen te vermijden en sneller tot een onderbouwde keuze te komen.
Wat houdt sollicitatiegesprekken voeren in als werkgever?
Sollicitatiegesprekken voeren als werkgever betekent dat je in een beperkte tijd moet inschatten of iemand zowel vakinhoudelijk als persoonlijk bij de functie en het team past. Het gesprek is daarmee een selectie-instrument, maar tegelijkertijd ook een visitekaartje: de kandidaat vormt in diezelfde minuten een beeld van jouw organisatie.
Zeker in een krappe arbeidsmarkt, waarin goede kandidaten meerdere opties hebben, maakt de manier waarop je het gesprek voert verschil. Het sollicitatiegesprek is een vast onderdeel van het werving- en selectieproces en volgt doorgaans op een eerste cv-screening of telefonische voorselectie.
Binnen het bredere domein van werving en selectie is het gesprek het moment waarop je van papieren kwalificaties overgaat naar een persoonlijke indruk. Die overgang vraagt om voorbereiding, structuur en de juiste gesprekstechniek.
Een sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever
Een sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever begint niet bij het opstellen van vragen, maar bij het helder krijgen van wat je zoekt. Hoe scherper je vooraf weet welke competenties, ervaring en persoonlijkheid de functie vraagt, hoe gerichter je het gesprek kunt voeren. Een goede voorbereiding voorkomt dat je op gevoel selecteert in plaats van op feiten.
Neem voor het gesprek het cv en de motivatie van de kandidaat door en leg naast de functieomschrijving ook de selectiecriteria klaar die je wilt toetsen. Spreek vooraf af wie er bij het gesprek aanwezig is, wie welke rol heeft en hoelang het gesprek duurt. Twee gespreksvoerders werken in de praktijk het beste: een focust op vakinhoudelijke kennis, de ander op persoonlijkheid en motivatie.
Het functieprofiel als uitgangspunt
Het functieprofiel vormt de basis voor elk sollicitatiegesprek. In dat profiel staan de taken, verantwoordelijkheden, vereiste competenties en gewenste persoonlijke eigenschappen beschreven. Door het gesprek op te bouwen rond die punten, voorkom je dat je afdwaalt naar irrelevante onderwerpen of dat kandidaten onderling lastig te vergelijken zijn.
Heb je nog geen helder profiel, dan is het verstandig om eerst een functieprofiel op te stellen voordat je kandidaten uitnodigt. Een sterk profiel bevat naast harde eisen (opleiding, certificeringen, ervaring) ook zachte criteria: hoe werkt iemand samen, hoe gaat diegene om met druk en past de werkstijl bij het team?
Interviewvragen voorbereiden per competentie
Interviewvragen voorbereiden per competentie zorgt ervoor dat je tijdens het gesprek gerichte informatie verzamelt in plaats van oppervlakkige antwoorden. Koppel elke competentie uit het functieprofiel aan minimaal twee vragen: een open vraag en een gedragsgerichte vervolgvraag. Zo krijg je zowel het zelfinzicht van de kandidaat als concreet gedrag uit het verleden in beeld.
Stel dezelfde kernvragen aan iedere kandidaat. Dat maakt een eerlijke vergelijking mogelijk en verkleint de kans dat je op basis van een klik selecteert in plaats van op geschiktheid. Noteer de antwoorden tijdens het gesprek kort, zodat je ze achteraf kunt scoren. Die discipline betaalt zich terug bij het maken van de uiteindelijke keuze.
De opbouw van een sollicitatiegesprek
De opbouw van een sollicitatiegesprek bepaalt in grote mate hoe soepel en informatief het verloopt. Een duidelijke structuur geeft jou als werkgever houvast en biedt de kandidaat duidelijkheid over wat er gaat gebeuren. De meest gebruikte indeling werkt met drie herkenbare fases: aanvang, interview en afsluiting.
De drie fases zien er in de praktijk als volgt uit:
- Aanvang: stel de kandidaat op gemak met een korte begroeting, biedt iets te drinken aan en stel de aanwezigen voor. Geef aan hoe het gesprek is opgebouwd, hoe lang het duurt en wanneer de kandidaat zelf vragen kan stellen. Vermijd in deze fase inhoudelijke vragen; een informeel praatje over de reis naar kantoor is voldoende om het ijs te breken.
- Het interview: stel de vragen die je hebt voorbereid, luister aandachtig en vraag door waar nodig. Het doel is concreet gedrag boven tafel krijgen, niet wat iemand zou doen in een hypothetische situatie. Toets naast vakinhoudelijke competenties ook de cultural fit: past de werkstijl en persoonlijkheid van de kandidaat bij het team?
- Afsluiting: geef de kandidaat ruimte om vragen te stellen over de functie, het team of de organisatie. Rond af door concreet aan te geven wat de volgende stap is en wanneer de kandidaat iets hoort. Koppel altijd terug, ook bij een afwijzing: een nette afwijzing met korte toelichting laat een professionele indruk achter.
Welke interviewtechnieken gebruik je bij sollicitatiegesprekken?
Interviewtechnieken geven structuur aan het gesprek en helpen je om betrouwbaardere informatie uit een kandidaat te halen. Zonder techniek verloopt een sollicitatiegesprek al snel als een vrijblijvend gesprek waarin de kandidaat met sociaal wenselijke antwoorden wegkomt. De twee meest gebruikte methodes in Nederland zijn de STARR-methode en het LSD-gespreksmodel.
De STARR-methode bij sollicitatiegesprekken
De STARR-methode is een gestructureerde interviewtechnieken waarmee je concreet gedrag uit het verleden van een kandidaat in kaart brengt. STARR staat voor vijf stappen die je achtereenvolgens doorloopt:
- Situatie: vraag de kandidaat om een concrete werksituatie te beschrijven. Bijvoorbeeld: “Beschrijf een moment waarop je te maken had met een deadline die je niet ging halen.”
- Taak: vraag welke rol of verantwoordelijkheid de kandidaat in die situatie had.
- Actie: vraag wat de kandidaat concreet heeft gedaan en welke aanpak diegene koos.
- Resultaat: vraag wat het resultaat was van die aanpak en wat het opleverde.
- Reflectie: vraag hoe de kandidaat achteraf terugkijkt op de situatie en wat diegene eventueel anders zou doen.
De kracht van de methode zit in de doorvraag: kandidaten die antwoorden verzinnen of oppoetsen, lopen daar vroeg of laat in vast. Door dezelfde STARR-vragen aan iedere kandidaat te stellen, kun je hun antwoorden gestructureerd en objectief vergelijken.
Het LSD-gespreksmodel toepassen
Het LSD-gespreksmodel staat voor luisteren, samenvatten en doorvragen. Waar de STARR-methode je helpt om de juiste vragen te stellen, helpt LSD je om de antwoorden goed te verwerken. Door na elk antwoord kort samen te vatten wat je hebt gehoord, check je of je de kandidaat goed begrijpt en geef je diegene de kans om aan te vullen of te corrigeren.
Veel werkgevers onderschatten de waarde van samenvatten. Toch is het de stap die het verschil maakt: het voorkomt aannames, laat zien dat je oprecht luistert en brengt soms informatie boven tafel die anders onbenoemd was gebleven. Combineer LSD met de STARR-methode voor gesprekken die zowel gestructureerd als persoonlijk aanvoelen.
Soorten sollicitatiegesprekken
Sollicitatiegesprekken zijn er in verschillende vormen, afhankelijk van de fase in het selectieproces en de praktische mogelijkheden. De keuze voor een bepaald type gesprek hangt samen met de functie, het aantal kandidaten en de logistiek. Hieronder staan de twee vormen die je als werkgever het vaakst tegenkomt naast het klassieke gesprek op kantoor.
Een online sollicitatiegesprek voeren
Een online sollicitatiegesprek voeren is inmiddels een standaard onderdeel van veel selectieprocedures. Vooral bij een eerste kennismaking of wanneer de kandidaat op afstand woont, bespaart een videogesprek tijd voor beide partijen.
De opbouw en technieken blijven hetzelfde als bij een fysiek gesprek: voorbereiding, structuur en dezelfde vragen voor iedere kandidaat. Zorg bij een online gesprek voor een stabiele internetverbinding, een rustige ruimte en een werkende camera.
Test de software vooraf en stuur de kandidaat een duidelijke uitnodiging met de link en eventuele instructies. Houd er rekening mee dat non-verbale signalen online lastiger te lezen zijn: vraag dus vaker door en geef de kandidaat iets meer ruimte om te antwoorden.
Het tweede sollicitatiegesprek
Het tweede sollicitatiegesprek is het moment om dieper in te gaan op onderwerpen die in de eerste ronde aan bod kwamen. Waar het eerste gesprek vaak een brede kennismaking is, richt het tweede gesprek zich op de fit met het team, de inhoud van de functie en de wederzijdse verwachtingen.
Laat bij het tweede gesprek de toekomstige leidinggevende of een directe collega aanschuiven, zodat de kandidaat een realistisch beeld krijgt van de samenwerking.
Gebruik het tweede gesprek ook om praktische zaken te bespreken: beschikbaarheid, opzegtermijn en de verwachtingen rond het proces van personeel werven binnen jouw organisatie. Een transparant gesprek over deze onderwerpen voorkomt teleurstellingen later in het traject.
Hoe beoordeel je een kandidaat objectief na een sollicitatiegesprek?
Een kandidaat objectief beoordelen begint met het loskoppelen van je eerste indruk en je gevoel van de feiten die je tijdens het gesprek hebt verzameld. Onderzoek laat zien dat werkgevers vaak binnen de eerste minuten een oordeel vormen en de rest van het gesprek onbewust gebruiken om dat oordeel te bevestigen. Een scorelijst per competentie helpt om die valkuil te vermijden.
Scoor elke kandidaat direct na het gesprek op dezelfde criteria, bij voorkeur op een schaal van 1 tot 5. Bespreek je bevindingen pas met je gesprekspartner nadat je allebei onafhankelijk hebt gescoord. Zo voorkom je dat je elkaars eerste indruk overneemt. Het vastleggen van scores maakt het selectieproces niet alleen eerlijker, maar ook verdedigbaar als een kandidaat achteraf vragen stelt over de procedure.
Een gestructureerde screening van sollicitanten gaat verder dan het gesprek alleen. Referenties opvragen, een assessment inzetten of een proefdag organiseren zijn aanvullende stappen die je beeld completer maken en het risico op een mismatch verkleinen.
Welke vragen mag je niet stellen als werkgever?
Als werkgever mag je tijdens een sollicitatiegesprek alleen vragen stellen die relevant zijn voor het beoordelen van de geschiktheid voor de functie. De Algemene wet gelijke behandeling (AWGB) verbiedt onderscheid op grond van onder meer leeftijd, geslacht, afkomst, religie, seksuele gerichtheid en handicap. Vragen die direct of indirect naar deze kenmerken peilen, zijn niet toegestaan.
Concrete voorbeelden van vragen die niet zijn toegestaan:
- Zwangerschap of kinderwens: vragen naar een eventuele zwangerschap of gezinsplanning valt onder direct onderscheid op grond van geslacht.
- Religie of politieke voorkeur: ook verkapte varianten (“Heb je vrije dagen nodig voor het Suikerfeest?”) zijn niet toegestaan.
- Gezondheid of ziekteverzuim: je mag niet vragen naar medische geschiedenis of verzuim bij een vorige werkgever. Wel mag je vragen of iemand de functie volledig kan uitvoeren.
- Nationaliteit of afkomst: vragen als “Waar komen je ouders vandaan?” of “Waar komt je accent vandaan?” zijn verboden.
De NVP-sollicitatiecode schrijft daarnaast voor dat je uitsluitend vragen stelt die betrekking hebben op de functie of de functievervulling.
Richt je in plaats daarvan op competenties, motivatie en werkstijl. Vraag of iemand de functie volledig kan uitvoeren, inclusief de genoemde werktijden en taken. Die benadering past binnen de principes van inclusief werven en beschermt je organisatie tegen klachten bij het College voor de Rechten van de Mens.
Hoe versterkt het sollicitatiegesprek je employer branding?
Het sollicitatiegesprek is een van de meest onderschatte momenten in je employer branding. Elke kandidaat die je spreekt, deelt zijn of haar ervaring met vrienden, collega’s en op platforms als Glassdoor. Een professioneel, respectvol en goed voorbereid gesprek versterkt je reputatie als werkgever. Een rommelig of onpersoonlijk gesprek doet precies het tegenovergestelde.
Zeker bij latent werkzoekenden, die niet actief op zoek zijn maar wel openstaan voor een interessant aanbod, weegt de ervaring tijdens het gesprek zwaar mee in de beslissing om al dan niet over te stappen. Die kandidaten vergelijken niet alleen de functie en het salaris, maar ook hoe ze behandeld worden in het proces. Een heldere gespreksstructuur, oprechte interesse in de kandidaat en tijdige terugkoppeling maken het verschil.
Investeer daarom in de kwaliteit van je sollicitatiegesprekken als onderdeel van je bredere wervingsstrategieën. De manier waarop je gesprekken voert, zegt meer over je organisatie dan een vacaturetekst ooit kan.
Tips voor het voeren van sollicitatiegesprekken
Een goed sollicitatiegesprek voeren gaat verder dan de juiste vragen stellen. De volgende tips helpen je om meer uit elk gesprek te halen:
- Voer het gesprek met twee personen: één let op vakinhoudelijke geschiktheid, de ander op persoonlijkheid en motivatie. Bespreek je bevindingen pas nadat je allebei onafhankelijk hebt gescoord.
- Plan voldoende tijd tussen gesprekken: reken op minimaal 15 minuten tussenpauze om je aantekeningen af te ronden en je hoofd leeg te maken voor de volgende kandidaat.
- Stel dezelfde kernvragen aan iedere kandidaat: dat maakt een eerlijke vergelijking mogelijk en voorkomt dat je op gevoel selecteert.
- Laat de kandidaat minimaal 70% van de tijd aan het woord: het gesprek is bedoeld om informatie over de kandidaat te verzamelen, niet om je eigen organisatie te pitchen.
- Maak aantekeningen tijdens het gesprek: noteer kernwoorden en scores direct, want na drie gesprekken op een dag lopen details door elkaar.
- Vraag door bij vage antwoorden: een antwoord als “Ik ben een echte teamplayer” wordt waardevol zodra je vraagt: “Geef een voorbeeld van een situatie waarin je een teamconflict oploste.”
- Geef de kandidaat ruimte voor eigen vragen: de vragen die een kandidaat stelt, vertellen vaak meer over diens motivatie dan de antwoorden die je krijgt.
- Koppel altijd terug binnen de afgesproken termijn: ook bij een afwijzing. Kandidaten die respectvol worden behandeld, spreken positief over je organisatie.
Meer halen uit je sollicitatiegesprekken
Sterke sollicitatiegesprekken voeren vraagt om voorbereiding, structuur en de bereidheid om je eigen proces kritisch te bekijken. Wil je weten hoe je complete wervingsproces er nu voor staat en waar je kandidaten laat liggen?
Doe de gratis recruitment scan van recruitmentbureau Maximizd. Je krijgt een concreet advies dat je meteen kunt toepassen, van je vacatureteksten en recruitment marketing tot en met de opvolging van sollicitanten.
Veelgestelde vragen over sollicitatiegesprekken voeren
Hoe lang duurt een sollicitatiegesprek?
Een sollicitatiegesprek duurt gemiddeld 45 tot 60 minuten. Bij een eerste kennismaking of een online gesprek is 30 minuten gebruikelijk. Voor zwaardere functies kan het gesprek oplopen tot 90 minuten. Plan altijd minimaal een uur in, zodat je niet onder tijdsdruk komt en de kandidaat voldoende ruimte krijgt.
Hoeveel sollicitatierondes zijn gebruikelijk?
De meeste sollicitatieprocedures in Nederland bestaan uit twee tot drie gespreksrondes. Het eerste gesprek is een brede kennismaking, het tweede gaat dieper in op competenties en teamfit. Soms volgt nog een derde ronde met een assessment of een gesprek met het team. Communiceer het aantal rondes vooraf aan de kandidaat, zodat die weet waar diegene aan toe is.
Wat is het 4A-model voor sollicitatiegesprekken?
Het 4A-model is een gespreksstructuur die het sollicitatiegesprek opdeelt in vier fases: aanvang, analyse, aanbod en afsluiting. In de aanvangsfase stel je de kandidaat op zijn of haar gemak. Tijdens de analyse stel je je voorbereide vragen. Bij het aanbod bespreek je de functie en vervolgstappen. In de afsluiting maak je concrete afspraken over de terugkoppeling.
Wie moet er aanwezig zijn bij een sollicitatiegesprek?
Voer een sollicitatiegesprek bij voorkeur met twee personen: een die let op vakinhoudelijke geschiktheid en een die focust op persoonlijkheid en motivatie. Bij een tweede ronde is het waardevol om de toekomstige leidinggevende of een directe collega te laten aanschuiven. Bespreek je bevindingen pas nadat jullie allebei onafhankelijk hebben gescoord.
Moet je een afgewezen kandidaat altijd een terugkoppeling geven?
Ja, koppel altijd terug naar een kandidaat die je hebt gesproken, ook bij een afwijzing. Een korte, eerlijke toelichting laat een professionele indruk achter en beschermt je reputatie als werkgever. Kandidaten die respectvol worden afgewezen, spreken positief over je organisatie en staan in de toekomst mogelijk opnieuw open voor een vacature.
Wat is het verschil tussen de STARR-methode en het LSD-model?
De STARR-methode en het LSD-model vullen elkaar aan. STARR (situatie, taak, actie, resultaat, reflectie) helpt je om de juiste vragen te stellen en concreet gedrag uit het verleden te toetsen. LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen) helpt je om de antwoorden goed te verwerken en aannames te voorkomen. Combineer beide technieken voor het meest betrouwbare beeld van een kandidaat.
