Een vacaturetekst schrijven begint niet bij de eerste zin van de intro, maar bij de kerntaken. Wie bovenaan begint, zit twintig minuten te ploeteren op een pakkende openingszin over een functie die hij zelf nog niet scherp heeft. De volgorde waarin je schrijft is een andere dan de volgorde waarin iemand leest, en dat verschil scheelt je een middag.
Hoe maak je een vacature vanaf een leeg document?
Je maakt een vacature vanaf een leeg document door te beginnen bij het blok waar je harde informatie voor hebt: de taken. Daaruit volgt de rest vanzelf, want zodra je hebt opgeschreven wat iemand doet, weet je ook wat hij daarvoor moet kunnen en waarom de baan interessant is.
Welke blokken er in de tekst horen en in welke volgorde de lezer ze tegenkomt, staat op onze pagina over de vacaturetekst. Hieronder gaat het over iets anders: de volgorde waarin jij ze schrijft.
- Begin bij de taken: schrijf drie tot vijf werkzaamheden op van een gemiddelde werkdag. Dit is het enige blok waarvoor je geen creativiteit nodig hebt, alleen feiten.
- Leid de eisen daaruit af: loop je takenlijst langs en noteer per taak wat iemand moet kunnen. Zo krijg je eisen die ergens op slaan in plaats van een wensenlijst.
- Schrijf daarna wat je biedt en wie je bent: deze twee blokken staan los van de rest, dus je kunt ze op elk moment maken. Ze kosten de minste denkkracht.
- Doe de intro als voorlaatste: nu weet je pas wat de functie inhoudt en wat hem interessant maakt, dus nu kun je er ook een openingszin over schrijven.
- Kies de functietitel als laatste: je kunt hem nu toetsen aan de tekst die eronder staat. Klopt de titel niet met de taken, dan weet je dat meteen.
Werk je liever met bouwstenen, dan pak je de functieomschrijving erbij voor het takenblok. Die is intern geschreven en niet wervend, dus overtypen werkt niet, maar als grondstof scheelt hij je het meeste werk.
Zo maak je van vage input een concrete vacature
Vage input maak je concreet door bij elk containerbegrip één vraag te stellen: in welke situatie is dit nodig? Het antwoord op die vraag is de zin die je opschrijft, niet het begrip zelf.
De woorden die je moet omzetten komen bijna altijd uit je vacature-intake. Iemand zegt dat hij een stressbestendige zelfstarter zoekt, en dat bedoelt hij oprecht, maar de kandidaat leest een woord dat in duizend andere vacatures staat.
- Stressbestendig: als een levering uitvalt, bel jij de klant voordat hij jou belt.
- Zelfstandig: je bepaalt zelf je route en overlegt alleen als je ervan afwijkt.
- Flexibel: je draait ongeveer een keer per maand een avonddienst.
- Communicatief sterk: je legt een technisch probleem uit aan iemand die geen monteur is.
- Hands-on mentaliteit: als het druk wordt, sta je zelf mee op de vloer.
Lukt zo’n vertaling niet, dan is dat een signaal. Een eis die je niet in een situatie kunt vangen, is waarschijnlijk geen eis maar een gewoonte. Zo’n term hoort niet in je tekst en ook niet in je functieprofiel.
Tips en schrijftechniek voor een wervende vacaturetekst
Een wervende vacaturetekst schrijf je in de tegenwoordige tijd en in de jij-vorm, alsof de lezer de baan al heeft. “Je stuurt een ploeg van acht magazijnmedewerkers aan” leest anders dan “de kandidaat zal verantwoordelijk zijn voor de aansturing van het magazijnteam”, terwijl er hetzelfde staat.
Houd je zinnen kort en kies actieve werkwoorden. Mik op taalniveau B1, ook als je hoogopgeleide mensen zoekt: niemand vindt het prettig om een zin twee keer te lezen. Schrap woorden die je kunt weglaten zonder dat de betekenis verandert, want dat zijn er meer dan je denkt.
Let bij het formuleren op wie je onbedoeld uitsluit. Consequent “hij” schrijven, of “receptioniste” gebruiken, sluit mensen buiten die je prima had kunnen aannemen. Beschrijf wat iemand doet in plaats van wie iemand is, dan zit je op het spoor van inclusief werven zonder dat het geforceerd voelt.
De toon van de tekst mag verschillen per functie, maar niet per vacature. Schrijf je de ene keer luchtig en de andere keer stijf, dan is je employer branding niet zichtbaar in je vacatures maar afhankelijk van wie er toevallig achter het toetsenbord zat.
Hoe maak je een vacature aantrekkelijk?
Een vacature wordt aantrekkelijk door concreet te zijn, niet door mooier te doen dan het is. Een specifiek detail over het team of het project waar iemand op landt, doet meer dan drie bijvoeglijke naamwoorden over de dynamische cultuur.
Wil je verder gaan dan tekst, dan laat een korte wervingsvideo in dertig seconden zien wat je in vier alinea’s probeert uit te leggen. Dat werkt vooral als de werkplek zelf een argument is.
Schrappen tot je een goede vacaturetekst overhoudt
Een goede vacaturetekst schrijven is voor de helft schrappen. Je eerste versie bevat alles wat je kwijt wilde; je tweede versie bevat alleen wat de lezer nodig heeft om te beslissen of hij reageert.
Begin bij de eisen. Tien eisen ziet er grondig uit, maar elke extra regel haalt mensen weg die de baan prima aankunnen. Vier eisen, waarvan er een leerbaar is, levert je een grotere en betere groep op. Wat je hier laat staan, is bovendien precies waarop je later gaat vergelijken bij het screenen van sollicitanten.
Daarna de rest: alinea’s die over jou gaan in plaats van over de functie, zinnen die je uit de vorige vacature had geplakt, en de standaardregel over acquisitie die niemand leest. Die middag schrappen kost minder dan een vacature die drie maanden openstaat, en dat scheelt direct in de kosten van werving en selectie.
Wie leest je vacaturetekst na voor publicatie?
Je vacaturetekst laat je nalezen door de collega die de functie nu uitoefent, of er dagelijks mee samenwerkt. Die persoon ziet in één minuut of de tekst klopt met een gewone werkdag, en dat is de enige check die er echt toe doet.
Vraag hem niet of de tekst mooi is, maar of hij waar is. Herkent hij het werk niet, dan beloof je iets dat de nieuwe collega in maand twee doorheeft. Een tekst die te rooskleurig is, levert je sollicitanten op die weer vertrekken, en dan begint je werving en selectie opnieuw.
Doe daarnaast een taalcheck en lees de tekst een keer op je telefoon. De meeste kandidaten zien je vacature daar voor het eerst, en een blok tekst dat op een groot scherm nog meevalt, is op een telefoon een muur. Zet die controle vast in je werving- en selectieproces, dan slaat niemand hem over als het druk is.
AI gebruiken bij het opstellen van je vacature
AI is bruikbaar bij het opstellen van je vacature als startpunt, niet als eindproduct. Geef het de uitkomst van je intake mee: de taken, de eisen, de voorwaarden en wat je over het team hebt opgeschreven. Zonder die input krijg je een vacature die over elk bedrijf zou kunnen gaan.
Wat het goed doet, is structureren en een eerste versie neerzetten waar je niet meer naar een leeg scherm hoeft te staren. Wat het niet doet, is de details bedenken die jouw bedrijf herkenbaar maken, want die staan nergens op internet. Meer toepassingen staan op onze pagina over AI in recruitment.
Bewaar de tekst op een plek waar hij bij de vacature blijft horen. In de meeste werving en selectie software zit die koppeling ingebouwd, zodat je volgende keer verder werkt vanaf de laatste versie in plaats van vanaf een bestand in iemands downloadmap.
Je vacaturetekst laten schrijven
Je vacaturetekst laten schrijven kan, en het is een reële optie als je vijf vacatures tegelijk hebt en niemand die er tijd voor heeft. Er zijn drie routes: een freelance tekstschrijver, een tekstbureau of de partij die ook je werving doet.
Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Een tekstschrijver levert je een tekst en is klaar. Zet je de werving weg bij een partner, dan is de tekst onderdeel van de wervingscampagne en wordt hij bijgesteld op basis van wat de cijfers laten zien.
Wat je ook kiest, de intake blijf je zelf voeren. Niemand van buiten weet hoe een werkdag bij jou eruitziet, dus levert een bureau zonder die input dezelfde generieke tekst als een taalmodel. Dat geldt ook als je verder gaat met recruitment uitbesteden: je levert de inhoud, zij de uitvoering.
Van vacaturetekst naar een campagne die kandidaten bereikt
Een vacaturetekst is nooit af. Kijk na twee weken hoeveel mensen hem openen en hoeveel er doorklikken naar de sollicitatieknop. Haken ze af halverwege, dan ligt het aan de tekst; komt er niemand binnen, dan ligt het aan het bereik.
Dat tweede is meestal het geval. Je tekst bereikt alleen mensen die vandaag actief zoeken, en dat is de kleinste groep op de arbeidsmarkt. De veel grotere groep zit gewoon op zijn werk. Die bereik je met recruitment marketing, waarbij je je vacature als gerichte campagne uitzet, bijvoorbeeld via social media recruitment op de kanalen waar je doelgroep dagelijks toch al zit.
Benieuwd waar jouw werving nu kandidaten laat liggen? Doe de gratis recruitment scan, dan brengen we je huidige aanpak in kaart en krijg je binnen enkele werkdagen een concreet advies. Als recruitment marketing bureau nemen we bij Maximizd de vacaturetekst mee in de campagne en sturen we bij op wat de data laat zien, voor een vast bedrag per maand en zonder fee per aanname.
Veelgestelde vragen over het schrijven van vacatureteksten
Wie schrijft de vacaturetekst binnen een bedrijf?
Meestal degene die de werving oppakt: een recruiter, een HR-medewerker of bij kleinere bedrijven de directeur zelf. Wie het ook doet, hij moet de intake hebben gevoerd of de uitkomst ervan hebben gekregen. Een marketeer kan de tekst prima schrijven, maar niet zonder die inhoud.
Hoe lang doe je over het schrijven van een vacaturetekst?
Met een goede intake op tafel kom je met een uur tot anderhalf uur ver, inclusief de schrapronde. Zonder die voorbereiding ben je een dagdeel bezig en lever je een zwakkere tekst, omdat je tijdens het schrijven aan het bedenken bent wat je eigenlijk zoekt.
Hoe herschrijf je een bestaande vacature?
Begin bij de eisen en de taken en check of ze nog kloppen met de rol van vandaag. Schrap daarna alles wat je uit een vorige vacature had overgenomen zonder erover na te denken. Wat overblijft, zet je om naar de tegenwoordige tijd en de jij-vorm. Vaak houd je de helft over, en die helft presteert beter.
Kun je een vacature opstellen zonder intakegesprek?
Het kan, maar dan schrijf je op wat jij denkt dat de functie inhoudt. Bij een rol die je zelf dagelijks ziet komt dat vaak nog goed. Bij een functie waar je verder vanaf staat, mis je precies de details die kandidaten overtuigen, en die haal je alleen bij de mensen die het werk doen.
Hoe maak je een vacature aantrekkelijk zonder te overdrijven?
Vervang elke kwalificatie door een feit. Niet “een uitdagende functie in een dynamische omgeving”, maar het project waar het team nu aan werkt. Noem daarnaast eerlijk wat het werk minder leuk maakt. Dat kost je de kandidaten die toch waren afgehaakt en levert je vertrouwen op bij de rest.
