Een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek is een vaste vragenlijst waarmee je een sollicitant op vooraf bepaalde criteria scoort, zodat je kandidaten eerlijk met elkaar kunt vergelijken. Het haalt onderbuikgevoel uit je keuze en maakt zichtbaar waarom je iemand wel of niet aanneemt. Per onderdeel leg je een score vast, van opleiding en werkervaring tot motivatie en communicatie.
Wat is een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek?
Een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek is een gestandaardiseerd scoreformulier dat je tijdens of direct na het gesprek invult om de geschiktheid van een kandidaat te beoordelen. Waar je tijdens het voeren van sollicitatiegesprekken vooral luistert en doorvraagt, leg je met dit formulier je bevindingen daarna objectief vast. Zo baseer je je oordeel op feiten en observaties in plaats van op een vaag gevoel dat je aan het gesprek overhoudt.
Verwar het formulier niet met het sollicitatieformulier, dat een kandidaat vooraf invult om te solliciteren. Het beoordelingsformulier vul jij als werkgever of recruiter in en dient een ander doel: kandidaten op dezelfde punten wegen en de uitkomst navolgbaar maken voor iedereen die bij de beslissing betrokken is.
Het gebruik van zo’n formulier is geen must, maar wel verstandig zodra je meer dan een handvol kandidaten spreekt. Een beoordelingsformulier levert je drie dingen op:
- Objectiever oordeel: je let op vaste punten in plaats van op een eerste indruk of een klik.
- Eerlijker vergelijken: elke kandidaat krijgt dezelfde maatlat, waardoor scores onderling te vergelijken zijn.
- Navolgbaar besluit: je keuze is uit te leggen aan collega’s en aan de kandidaat die om feedback vraagt.
Selectiecriteria bepalen voor het beoordelen van sollicitanten
Selectiecriteria bepaal je voordat je een sollicitant beoordeelt: het zijn de eisen waaraan de ideale kandidaat voor deze specifieke functie voldoet. Zonder scherpe criteria wordt elk beoordelingsformulier een invuloefening zonder richting, want je weet dan niet waarop je eigenlijk let.
Bepaal daarom eerst wat succesvol gedrag is in de rol en hoe je dat meet, zodat er weinig ruimte overblijft voor eigen interpretatie. Die criteria komen rechtstreeks uit het functieprofiel dat je vooraf opstelt: de gevraagde opleiding, ervaring, vaardigheden en competenties.
Tijdens de vacature-intake met de hiring manager scherp je aan welke punten voor deze functie echt zwaar wegen en welke bijzaak zijn. Neem precies die punten over op je formulier, zodat het gesprek en de beoordeling naadloos op elkaar aansluiten.
Welke onderdelen staan op een beoordelingsformulier?
Op een beoordelingsformulier staan vaste onderdelen die op vrijwel elk formulier terugkomen, aangevuld met criteria die je per functie zelf kiest.
De inhoud verschilt per rol, maar de opbouw is meestal gelijk: algemene gegevens bovenaan, daarna de inhoudelijke beoordeling per thema, en onderaan een conclusie met aanbeveling. Hieronder lopen we de vaste blokken langs.
Algemene gegevens van de kandidaat
De algemene gegevens vormen de kop van het formulier en leg je bij voorkeur al vast voordat het gesprek begint. Op dit blok noteer je:
- Naam van de kandidaat
- Functie en afdeling
- Datum van het gesprek
- Naam van de beoordelaar
- Of het om een eerste of tweede gesprek gaat
Dit blok kost nauwelijks tijd, maar zorgt ervoor dat je formulieren later niet door elkaar lopen wanneer je meerdere kandidaten spreekt.
Opleiding en werkervaring
Opleiding en werkervaring beoordeel je op de aansluiting met de functie-eisen, niet op het cv als geheel. Je scoort of de opleiding of training relevant is, of de werkervaring aansluit en of de kandidaat over de vaardigheden beschikt die de rol vraagt.
Houd de vergelijking zuiver door voor elke kandidaat dezelfde punten aan te houden, zodat een sterk cv op papier niet zwaarder weegt dan wat iemand in het gesprek laat zien.
Motivatie en competenties
Motivatie en competenties laten zien of iemand niet alleen kan, maar ook wil en past. Je beoordeelt de motivatie voor de functie en de organisatie, de voorbereiding op het gesprek en de competenties die de rol vraagt, zoals samenwerken of probleemoplossend vermogen.
Deze onderdelen scoor je het scherpst met vooraf voorbereide vragen voor een sollicitatiegesprek, waarbij situationele en gedragsgerichte vragen laten zien hoe iemand in de praktijk handelt.
Persoonlijkheid en communicatie
Persoonlijkheid en communicatie bepalen mede of een kandidaat straks goed landt in het team en bij klanten. Je let op communicatieve vaardigheden, houding, samenwerking en of iemand zichzelf goed kan inschatten.
Ook de cultural fit hoort hier thuis: past de manier van werken van de kandidaat bij hoe jullie als organisatie werken. Blijf ook hier scoren op gedrag dat je hebt gezien, niet op een klik die je toevallig voelt.
Conclusie en aanbeveling
De conclusie en aanbeveling vormen het sluitstuk van het formulier en vatten samen wat de losse scores betekenen. Je noteert de sterke punten, de aandachtspunten, een totaalindruk en een concrete aanbeveling: aannemen, uitnodigen voor een vervolggesprek, in portefeuille houden of niet aannemen.
Leg de aanbeveling kort uit, want die onderbouwing helpt je later ook wanneer je een sollicitant moet afwijzen en daarbij eerlijke feedback wilt geven.
Welke beoordelingsschaal gebruik je?
Een beoordelingsschaal is de vaste maatlat waarmee je elk criterium een score geeft, zodat kandidaten onderling vergelijkbaar blijven. In de praktijk werken twee schalen goed: een cijferschaal van 1 tot 5 of een woordschaal van zwak tot uitstekend. Belangrijk is dat elke beoordelaar dezelfde schaal aanhoudt en dat je vooraf afspreekt wat een score betekent, anders is een 4 van de een niet te vergelijken met een 4 van de ander.
Kies een schaal met een oneven aantal stappen als je een duidelijk middelpunt wilt, of een even aantal als je beoordelaars bewust wilt dwingen een kant te kiezen. Combineer de score altijd met ruimte voor een korte toelichting. Open antwoorden uit het gesprek passen namelijk lastig op een cijfer, en juist die notities geven vaak de doorslag bij twijfelgevallen.
Werk je met meerdere beoordelaars, kalibreer de schaal dan vooraf samen. Spreek per criterium af welk gedrag hoort bij een lage en welk gedrag bij een hoge score, zodat een score verwijst naar iets concreets in plaats van naar een onderbuikgevoel. Zulke gedragsankers maken je beoordeling herhaalbaar: een volgende ronde kandidaten scoor je op precies dezelfde manier, en dat houdt je vergelijking eerlijk over gesprekken en beoordelaars heen.
Sollicitanten beoordelen en onderling vergelijken
Sollicitanten vergelijk je het eerlijkst wanneer je iedereen langs exact dezelfde criteria en schaal legt. Vul het beoordelingsformulier daarom voor elke kandidaat volledig in, ook als je na twee vragen al een sterk gevoel hebt. Pas als alle formulieren naast elkaar liggen, zie je waar kandidaten echt van elkaar verschillen en welke twijfel terecht was.
Waren er meerdere beoordelaars bij het gesprek, laat dan iedereen eerst zelf scoren voordat jullie de uitkomsten naast elkaar leggen. Zo voorkom je dat de mening van de eerste spreker de rest kleurt. Verschillen in scores zijn geen probleem maar juist waardevol: ze laten zien waar jullie beeld uiteenloopt en welke punten je in een vervolggesprek of via aanvullende screening van sollicitanten nog wilt uitdiepen. Zo bouw je een compleet beeld op voordat je een besluit neemt.
Voorbeeld beoordelingsformulier sollicitatiegesprek
Een voorbeeld maakt sneller duidelijk hoe zo’n formulier is opgebouwd dan welke uitleg dan ook. Daarom hebben we een voorbeeld beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek gemaakt dat je direct kunt downloaden en aanpassen aan je eigen functie en criteria.
Het formulier volgt de opbouw uit dit artikel, zodat je het gesprek en de beoordeling op elkaar kunt laten aansluiten. Bovenaan staan de algemene gegevens van de kandidaat. Daaronder vind je drie beoordelingsblokken, elk met een schaal van 1 tot 5: opleiding en werkervaring, motivatie en competenties, en persoonlijkheid en communicatie.
Het formulier sluit af met een conclusie waarin je sterke punten, aandachtspunten, een totaalindruk en een aanbeveling vastlegt. Neem het over zoals het is of schrap en voeg criteria toe, net wat voor jouw vacature nodig is.
Slimmer werven en beoordelen met Maximizd
Een goed beoordelingsformulier maakt je keuze objectiever, maar een eerlijke vergelijking begint met genoeg goede kandidaten om uit te kiezen. Kom je uit je gesprekken structureel met te weinig geschikte sollicitanten, dan ligt de oorzaak zelden bij het formulier en meestal bij de instroom.
Als datagedreven recruitment bureau zorgen wij via gerichte campagnes voor een constante stroom van kwalitatieve kandidaten, zodat je aan de voorkant meer te kiezen hebt.
Wij nemen de beoordeling niet van je over, maar helpen je wel aan de kandidaten waarmee jouw beoordelingsformulier pas echt tot zijn recht komt. Benieuwd hoe jouw werving ervoor staat? Vraag een vrijblijvende recruitment scan aan of plan een adviesgesprek in, dan kijken we samen waar de winst voor jou zit.
Veelgestelde vragen over beoordelingsformulier sollicitatiegesprek
Hoe beoordeel je een sollicitatiegesprek?
Een sollicitatiegesprek beoordeel je door de kandidaat te scoren op vooraf bepaalde criteria met een vaste beoordelingsschaal. Gebruik voor elke kandidaat hetzelfde formulier en dezelfde schaal, maak aantekeningen tijdens het gesprek en baseer je oordeel op wat de kandidaat concreet liet zien. Zo blijft je beoordeling objectief en goed vergelijkbaar.
Wie vult het beoordelingsformulier in?
Het beoordelingsformulier vult de beoordelaar in: de recruiter, hiring manager of iedereen die bij het gesprek aanwezig was. Waren er meerdere gesprekspartners, dan scoort iedereen bij voorkeur eerst afzonderlijk. Daarna leg je de formulieren naast elkaar. Zo voorkom je dat de mening van een van de beoordelaars het oordeel van de rest kleurt.
Wat mag je niet beoordelen bij een sollicitant?
Je mag een sollicitant niet beoordelen op leeftijd, geslacht, afkomst, religie, gezondheid of nationaliteit. De Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid verbieden dat. Beoordeel uitsluitend op competenties, motivatie, opleiding en werkervaring, en houd persoonlijke kenmerken die niets met de functie te maken hebben volledig buiten je oordeel.
Hoe maak je zelf een beoordelingsformulier?
Je maakt zelf een beoordelingsformulier door te beginnen bij de selectiecriteria uit je functieprofiel. Kies een beoordelingsschaal, groepeer de criteria in blokken zoals opleiding, motivatie en communicatie, en sluit af met een conclusie en aanbeveling. Gebruik voor elke kandidaat dezelfde versie, zodat de uitkomsten onderling vergelijkbaar blijven.
Werkt een beoordelingsformulier ook bij een online sollicitatiegesprek?
Een beoordelingsformulier werkt ook prima bij een online sollicitatiegesprek. Je gebruikt dezelfde criteria en dezelfde schaal als bij een gesprek op locatie. Let er wel op dat je observaties over houding en communicatie iets anders overkomen via een scherm, en noteer je scores het liefst direct, zodat je na een reeks videogesprekken niets door elkaar haalt.
