Een pre-employment screening is hét moment waarop je als werkgever controleert of een kandidaat ook echt is wie hij zegt te zijn. Je verifieert vooraf de aangeleverde gegevens en toetst of er risico’s zijn die botsen met de functie. Zo baseer je je aanname beslissing op feiten in plaats van op een goed gevoel alleen.
Wat is een pre-employment screening?
Een pre-employment screening is een controle vooraf, waarbij je als werkgever de achtergrond en kwalificaties van een kandidaat verifieert voordat je een contract aanbiedt. Het is een vorm van screening van sollicitanten die zich richt op objectieve, controleerbare feiten: klopt het cv, zijn de diploma’s echt, en passen de antecedenten bij de functie?
Het draait dus om informatie die je kunt natrekken, niet om een onderbuikgevoel. Het doel is om met meer zekerheid een keuze te maken en verrassingen achteraf te voorkomen. Een pre-employment screening is geen losse handeling, maar een proces dat meeloopt met je werving, van het beoordelen van de sollicitatie tot de laatste checks vlak voor het aanbod.
Hoe zwaar je die PES-screening maakt, bepaal je per functie: bij de ene rol volstaat een snelle verificatie, bij de andere is een grondiger onderzoek op zijn plaats.
Pre-employment screening of antecedentenonderzoek?
Een pre-employment screening en een antecedentenonderzoek worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. De pre-employment screening is het volledige screeningsproces rond een aanname, terwijl het antecedentenonderzoek specifiek gaat over het natrekken van iemands verleden binnen dat proces.
Het antecedentenonderzoek is dus een onderdeel van de screening, gericht op de diepere verificatie van iemands verleden, zoals het justitiële en financiële verleden. De losse checks die daarbij horen, van de VOG tot de referentiecheck, werk je in dat antecedentenonderzoek verder uit.
Kort gezegd: de pre-employment screening is het bredere proces, het antecedentenonderzoek is de verdieping op iemands achtergrond.
Waarom is een pre-employment screening belangrijk?
Een pre-employment screening is belangrijk omdat een verkeerde aanname je veel geld, tijd en vertrouwen kost. Door vooraf te verifiëren haal je de grootste risico’s uit je aannameproces. De voordelen op een rij:
- Je verkleint de kans op cv-fraude, een mismatch of een integriteitsprobleem.
- Je beschermt je team en je organisatie tegen schade en reputatieverlies.
- Je maakt onderbouwde keuzes in plaats van te varen op je gevoel.
- Je start de samenwerking met vertrouwen, wat de onboarding soepeler maakt.
Een zorgvuldige screening werkt natuurlijk alleen als er genoeg geschikte kandidaten zijn om uit te kiezen, en dat begint bij goed personeel werven met een sterke instroom.
Hoe ziet het PES-screeningsproces eruit?
Een pre-employment screening loopt mee met je wervingstraject, en je verdeelt hem het beste over een paar momenten. Zo controleer je steeds wat op dat moment relevant is, zonder meteen alles uit de kast te halen. Hieronder zie je hoe de screening past binnen het werving- en selectieproces, van de eerste sollicitatie tot vlak voor het aanbod.
Voor het sollicitatiegesprek
Voor het gesprek beoordeel je de sollicitatie en het cv, en doe je een eerste basisverificatie. Je controleert of de aangeleverde gegevens compleet en logisch zijn, en of de kandidaat aan de basiseisen voldoet.
Een snelle blik op het arbeidsverleden en de opleiding is in deze fase vaak genoeg om een eerste schifting te maken. Zo bepaal je wie je uitnodigt zonder dat je al een uitgebreid onderzoek start.
Tijdens de selectie
Tijdens de gesprekken en eventuele assessments toets je de competenties en motivatie van de kandidaat. Dit is het moment om opvallende zaken, zoals een gat in het arbeidsverleden, gewoon te bespreken.
Vaak is er een verklaring die je twijfel direct wegneemt. Goede gespreksvragen helpen je bovendien om de antwoorden te toetsen aan wat je later in de checks verwacht terug te zien.
Vlak voor het aanbod
De zwaardere checks bewaar je voor de eindfase, bij de kandidaat die je wilt aannemen. Denk aan de referentiecheck, het verifiëren van diploma’s en, waar nodig, een VOG of een uitgebreid antecedentenonderzoek.
Door deze checks pas op het laatst te doen, belast je alleen de kandidaat die echt in beeld is en houd je het proces proportioneel. Pas als die checks kloppen, doe je een definitief aanbod.
Welke onderdelen heeft een pre-employment screening?
Een pre-employment screening bestaat uit verschillende onderdelen die je aansnijdt op de functie. De basis is altijd de identiteitscontrole, aangevuld met de checks die bij het risico van de rol passen. De meest voorkomende onderdelen zijn:
- Identiteitscontrole: vaststellen wie iemand is aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
- CV- en werkervaring check: nagaan of het opgegeven arbeidsverleden klopt.
- Diplomacheck: controleren of opleidingen en certificaten echt en behaald zijn.
- Referentiecheck: navraag doen bij eerdere werkgevers over functioneren en periode.
- VOG: het justitiële verleden laten toetsen bij functies waar dat relevant is.
- Kredietcheck: de financiële achtergrond bekijken bij functies met geldverantwoordelijkheid.
- Social media check: openbare online uitingen beoordelen, alleen met een goede reden.
Welke onderdelen je inzet, hangt af van de functie: zo onderscheid je een basis screening met identiteit, cv en referenties van een uitgebreide screening die ook financiële, justitiële of online gegevens meeneemt.
Stem het aantal checks af op het risico van de functie, zodat je niet meer opvraagt dan nodig is. Naast deze objectieve onderdelen beoordeel je in de gesprekken ook de cultural fit, oftewel of iemand bij je organisatie past.
Welke regels gelden bij een pre-employment screening?
Een pre-employment screening valt onder de privacywetgeving (AVG), want je verwerkt persoonsgegevens van een kandidaat. Daarvoor heb je een geldige grondslag nodig, en toestemming van de sollicitant is dat meestal niet, omdat een kandidaat in een afhankelijke positie staat. In de meeste gevallen baseer je de screening op een gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.
Bij een gerechtvaardigd belang moet de screening noodzakelijk en proportioneel zijn: je onderzoekt alleen wat aantoonbaar relevant is voor de functie. Bepaal daarom vooraf op basis van het functieprofiel welke checks passen bij de rol, en informeer de kandidaat vooraf over de screening en het doel ervan.
Wees daarnaast transparant over je werkwijze, bijvoorbeeld door de PES-screening al in de vacaturetekst te benoemen; veel werkgevers volgen hiervoor de sollicitatiecode van de NVP. Gegevens van afgewezen kandidaten verwijder je daarna binnen de wettelijke termijn, en de gegevens die je wel nodig hebt bewaar je veilig en alleen toegankelijk voor wie ermee moet werken.
Is een pre-employment screening verplicht?
Een volledige pre-employment screening is niet voor elke functie verplicht, maar één onderdeel is dat altijd: de identiteitscontrole. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om de identiteit van een nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag vast te stellen aan de hand van een origineel, geldig identiteitsbewijs, en daarvan een kopie in je administratie te bewaren.
Een rijbewijs volstaat hiervoor niet, omdat daarop de nationaliteit ontbreekt. Deze verificatie- en identificatieplicht bestaat uit drie delen: het controleren van het document op echtheid en geldigheid, het bewaren van een kopie, en ervoor zorgen dat medewerkers zich bij een controle kunnen identificeren.
De kopie bewaar je tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin iemand uit dienst gaat. Verzuim je deze controle, dan loop je het risico op naheffingen en boetes, dus dit onderdeel sla je nooit over. Daarnaast is screening in sommige sectoren wettelijk verplicht, bijvoorbeeld een VOG in de zorg, het onderwijs en de kinderopvang. Voor de meeste andere functies bepaal je zelf of een screening proportioneel en zinvol is.
Wie voert een pre-employment screening uit?
Een pre-employment screening voer je zelf uit, je besteedt het uit aan een gespecialiseerd screeningsbureau, of je ondersteunt het met software. Veel basiscontroles, zoals het verifiëren van diploma’s, het natrekken van referenties en het aanvragen van een VOG, kun je prima zelf organiseren.
Voor uitgebreidere screenings of bij gevoelige functies schakelen organisaties soms een extern bureau in, dat binnen de wettelijke kaders werkt. Wil je het hele wervingsproces uit handen geven, dan kun je je recruitment uitbesteden aan een partij die ook de screening inricht. Steeds vaker ondersteunen recruitment tools het proces, bijvoorbeeld om gegevens te verifiëren of kandidaten te volgen in een systeem.
Doe je het zelf, dan houd je de regie en blijven de kosten laag; kies je voor een bureau, dan win je tijd en zekerheid bij gevoelige functies. Welke route past, hangt af van de omvang van je werving en de gevoeligheid van de functies.
Wat doe je bij een negatieve uitslag?
Komt er iets naar voren uit de screening, ga dan eerst in gesprek met de kandidaat voordat je een beslissing neemt. Een gat in het cv, een oude registratie of een opvallende vermelding heeft vaak een verklaring, en de kandidaat heeft het recht om die te geven. Bij een uitgebreide screening ben je sowieso verplicht om de uitkomst te delen. Leg je afwegingen daarbij vast, zodat je later kunt onderbouwen waarom je een kandidaat wel of niet hebt aangenomen.
Weeg vervolgens alleen mee wat echt relevant is voor de functie. Beoordeel objectief en op competenties, en nooit op kenmerken als afkomst, leeftijd of gezondheid, want dat is discriminatie. Door consequent en eerlijk te screenen houd je het proces uitlegbaar, wat ook past bij inclusief werven.
Screening als sluitstuk van sterke werving
Een goede screening is het sluitstuk van een zorgvuldig wervingsproces. Hoe beter je werving is ingericht, van een scherpe vacature tot de juiste kandidaten in je pijpleiding, hoe waardevoller je screening wordt.
Als recruitment partner denkt Maximizd met je mee over dat hele proces, zodat je niet alleen zorgvuldig screent maar ook de juiste mensen aan tafel krijgt. Wil je hierover sparren? Plan dan een vrijblijvend gesprek met ons.
Veelgestelde vragen over pre-employment screening
Hieronder vind je antwoord op vragen die werkgevers vaak stellen over een pre-employment screening.
Wat kost een pre-employment screening?
De kosten hangen af van de checks die je uitvoert. Basiscontroles zoals het natrekken van referenties en het verifiëren van diploma’s kun je zelf doen en kosten weinig tot niets. Een VOG kent een vast overheidstarief. Schakel je een screeningsbureau in, dan betaal je per onderzoek, afhankelijk van de diepgang en het aantal checks.
Hoe lang duurt een pre-employment screening?
Een basisscreening rond je vaak binnen enkele dagen af. De doorlooptijd hangt vooral af van de onderdelen: een referentiecheck is meestal snel geregeld, terwijl een VOG-aanvraag doorgaans één tot enkele weken kost. Plan de screening daarom op tijd in je wervingsproces in.
Is een VOG onderdeel van een pre-employment screening?
Een VOG kan onderdeel zijn van een pre-employment screening, maar dat is niet altijd zo. Voor functies met toegang tot geld, gevoelige gegevens of kwetsbare groepen is een VOG vaak verstandig of zelfs verplicht. Voor andere functies hoeft het niet, en bepaal je op basis van het risico of je het justitiële verleden laat toetsen.
Mag een kandidaat een pre-employment screening weigeren?
Een kandidaat mag een screening weigeren, want die gebeurt niet zonder dat de kandidaat ervan weet. Voor functies waarbij screening wettelijk verplicht is, kan een weigering wel betekenen dat iemand niet in aanmerking komt. Wees daarom vooraf duidelijk over de screening, zodat een kandidaat een geïnformeerde keuze maakt.
Mag je social media van een sollicitant checken?
Een social media check mag alleen als de functie daar een concrete aanleiding voor geeft, en niet uit nieuwsgierigheid. Ook openbare profielen mag je niet zomaar verwerken: je hebt een geldige reden nodig en moet de check vooraf melden. Bespreek wat je vindt met de kandidaat, want online informatie klopt niet altijd.
