Het sollicitatieformulier is de laatste stap voordat een geïnteresseerde kandidaat een echte sollicitant wordt, en juist daar haken de meeste mensen af. Je kunt een sterke vacature hebben en de juiste doelgroep bereiken, maar als het formulier te lang of onduidelijk is, loopt je instroom alsnog leeg.
Een goed sollicitatieformulier is daarom geen bijzaak, maar een vast onderdeel van het werving- en selectieproces dat je serieus inricht.
Wat is een sollicitatieformulier?
Een sollicitatieformulier is een gestructureerd formulier waarmee je op een uniforme manier gegevens van kandidaten verzamelt. In plaats van losse e-mails met wisselende informatie krijg je van iedere sollicitant dezelfde velden terug: contactgegevens, motivatie en eventueel een cv.
Dat maakt je sollicitatieproces overzichtelijker en je kandidaten onderling beter vergelijkbaar. Het formulier staat meestal op je werkenbij-site of vacaturepagina en wordt steeds vaker op een mobiel ingevuld.
Een sollicitatieformulier doet dus twee dingen tegelijk: het verlaagt de drempel om te solliciteren en het levert jou de informatie die je nodig hebt om een eerste selectie te maken. Hoe beter die twee in balans zijn, hoe meer kwalitatieve sollicitaties je binnenkrijgt.
Sollicitatieformulier of cv: wat levert meer op?
Een sollicitatieformulier en een cv vullen elkaar aan, maar ze doen iets anders. Een cv is per kandidaat verschillend van opbouw en volgorde, waardoor je informatie steeds op een andere plek moet zoeken. Een formulier dwingt structuur af: iedereen levert dezelfde gegevens in hetzelfde format, en dat maakt vergelijken een stuk sneller en eerlijker.
Die gestandaardiseerde opzet draagt bij aan een objectieve beoordeling, omdat je kandidaten op dezelfde punten naast elkaar legt in plaats van op de toevallige vormgeving van hun cv. Het ondersteunt zo een objectieve screening van sollicitanten op basis van wat er echt toe doet. Het cv blijft waardevol voor de verdieping, maar het formulier is je instrument voor een snelle, consistente eerste schifting.
Wat zet je in een sollicitatieformulier?
Wat je in een sollicitatieformulier zet, bepaalt direct hoeveel mensen het ook echt invullen. Het uitgangspunt is simpel: vraag alleen wat je nodig hebt om een eerste selectie te maken, en bewaar de rest voor later in het proces. Een handige check is om bij elk veld de vraag te stellen of je deze informatie nu echt nodig hebt om iemand uit te kunnen nodigen.
Stem de hoeveelheid velden af op je doelgroep. Zoek je schaars talent, houd het formulier dan kort en laagdrempelig. Verwacht je veel reacties op een populaire functie, dan kun je de drempel bewust iets hoger leggen met een paar gerichte selectievragen. Zorg sowieso dat de eisen aansluiten op wat je in een scherpe vacaturetekst schrijven al hebt vastgelegd, zodat formulier en vacature op elkaar aansluiten.
Verplichte velden
De verplichte velden zijn de gegevens die je minimaal nodig hebt om contact op te nemen en de sollicitatie te kunnen behandelen. In de praktijk gaat het om een korte kern, zodat niemand afhaakt op een te lange lijst.
- Voor- en achternaam: zodat je weet wie er solliciteert en je de kandidaat persoonlijk kunt aanspreken.
- E-mailadres: het belangrijkste kanaal voor je opvolging en bevestiging.
- Telefoonnummer: handig voor een snelle kennismaking of het inplannen van een gesprek.
Optionele velden
De optionele velden geven je meer context, maar elk extra veld verhoogt de kans dat iemand afhaakt. Maak ze daarom alleen verplicht als je de informatie echt nodig hebt voor je eerste selectie. Veel sollicitanten vullen het formulier op hun telefoon in en hebben niet altijd een recent cv bij de hand, dus een verplicht cv kost je conversie.
- CV: waardevol voor de verdieping, maar overweeg om het optioneel te maken of pas later op te vragen.
- Motivatie: een kort tekstveld zegt vaak meer dan een uitgebreide brief.
- Beschikbaarheid: handig bij functies waar startdatum of uren echt bepalend zijn.
- Link naar een profiel: geef ruimte voor een portfolio of profiel, bijvoorbeeld als je inzet op recruitment via LinkedIn.
- Selectievragen: een paar gerichte ja-nee vragen helpen je vooraf te filteren op harde functie-eisen.
Welke gegevens mag je niet vragen?
Je mag op een sollicitatieformulier alleen gegevens uitvragen die noodzakelijk zijn om de geschiktheid van een kandidaat te beoordelen. Alles wat daar niet aan bijdraagt, laat je weg. Dat is niet alleen een privacykwestie, maar voorkomt ook dat je onbedoeld onderscheid maakt tussen kandidaten op gronden die er niet toe doen.
Een aantal gegevens vraag je dus niet uit, omdat ze niets zeggen over iemands geschiktheid of omdat ze wettelijk beschermd zijn.
- Leeftijd of geboortedatum: niet relevant voor de beoordeling en een risico op leeftijdsonderscheid.
- Geslacht: heeft geen plek in een selectie op basis van competenties.
- Burgerlijke staat: zegt niets over de functie-uitoefening.
- Gezondheid of zwangerschap: dit zijn bijzondere persoonsgegevens die je niet mag verwerken.
- Religie, etniciteit of seksuele geaardheid: eveneens bijzondere persoonsgegevens, dus geen uitvraag.
- BSN: mag je pas verwerken na indiensttreding, niet tijdens de sollicitatie.
Stuur in plaats daarvan op competenties, ervaring en motivatie. Zo houd je je formulier eerlijk en geef je iedereen dezelfde kans, wat ook de basis is van inclusief werven binnen je organisatie.
Privacy en de AVG bij een sollicitatieformulier
Zodra een kandidaat je formulier invult, verwerk je persoonsgegevens en geldt de AVG. Het belangrijkste principe is dataminimalisatie: je verzamelt alleen wat noodzakelijk is en bewaart het niet langer dan nodig. Informeer kandidaten daarom helder over wat je met hun gegevens doet, het liefst via een privacyverklaring die zichtbaar is bij het formulier zelf en niet weggestopt in de footer.
Voor de bewaartermijn geldt de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens: verwijder de gegevens van afgewezen kandidaten uiterlijk vier weken na afronding van de procedure. Wil je iemand langer in beeld houden, dan vraag je actief toestemming en mag je de gegevens maximaal een jaar bewaren, waarna je opnieuw vraagt.
Met die toestemming kun je geschikte profielen netjes kandidaten opnemen in een talentpool voor toekomstige vacatures. De NVP Sollicitatiecode bevestigt deze lijn en voegt toe dat je transparant bent over de inzet van AI in je selectie. Zet je slimme tools in, lees dan eerst hoe je AI in recruitment verantwoord en transparant gebruikt.
Voorbeeld van een sollicitatieformulier
Een voorbeeld van een sollicitatieformulier helpt je om snel een opzet te maken die kort blijft en toch alles bevat wat je nodig hebt. Onderstaande structuur is een vertrekpunt dat je aanpast aan de functie en je doelgroep. Het idee is dat een kandidaat het binnen een paar minuten op zijn telefoon kan invullen.
Solliciteer op [functienaam]
- Voornaam en achternaam [verplicht]
- E-mailadres [verplicht]
- Telefoonnummer [verplicht]
- Wat spreekt je aan in deze functie? [kort tekstveld, optioneel]
- Cv uploaden [optioneel]
- Wanneer ben je beschikbaar? [optioneel]
- Voldoe je aan [harde functie-eis]? [ja/nee]
- Akkoord met de verwerking van je gegevens volgens onze privacyverklaring [verplicht]
Merk je dat je structureel veel ongeschikte reacties binnenkrijgt? Dan ligt dat vaker aan de vacature of de doelgroep dan aan het formulier. Een scherpere afbakening vooraf levert je minder ruis en meer passende sollicitaties op.
Voorbeeld sollicitatieformulier
Tips voor een sollicitatieformulier dat converteert
Een sollicitatieformulier dat converteert is kort, duidelijk en werkt feilloos op mobiel. De kandidaat beslist in een paar seconden of hij de moeite neemt, dus elke drempel die je wegneemt, levert je sollicitaties op. Het formulier is het sluitstuk van je candidate journey en verdient dezelfde aandacht als je vacature en je campagne.
De belangrijkste tips op een rij:
- Houd het kort: elk extra verplicht veld kost je kandidaten, dus schrap alles wat niet nodig is.
- Maak het mobielvriendelijk: de meeste mensen solliciteren op hun telefoon, dus test het formulier daar.
- Wees duidelijk: leg in een zin uit wat er na het verzenden gebeurt en wanneer iemand iets hoort.
- Stuur een bevestiging: een automatische ontvangstbevestiging stelt de kandidaat gerust en oogt professioneel.
- Vraag een cv niet standaard verplicht: bied het aan, maar laat het invullen niet op een ontbrekend cv stuklopen.
- Koppel het aan je systeem: een formulier dat direct in je ATS landt, voorkomt handmatig overtypen en fouten.
Een formulier dat lekker loopt, is uiteindelijk onderdeel van een groter geheel. Datagedreven recruitment marketing zorgt dat de juiste mensen op je vacature klikken, en een soepel formulier zorgt dat ze die laatste stap ook echt zetten. Die twee versterken elkaar: hoe beter je campagne en je formulier op elkaar aansluiten, hoe meer rendement je uit elke euro haalt.
Van sollicitatieformulier naar een vol wervingssysteem
Een goed sollicitatieformulier is een belangrijke schakel, maar het werkt pas echt als het onderdeel is van een systeem dat de instroom aanjaagt en de opvolging stroomlijnt. Het formulier vangt de sollicitatie op, maar de campagne ervoor en de opvolging erna bepalen samen hoeveel kwalitatieve kandidaten je uiteindelijk spreekt.
Wie die hele keten op orde heeft, hoeft veel minder energie te steken in losse formulieren. Daar helpen wij je bij. Als recruitment partner combineren we de campagne, het formulier en de opvolging in een aanpak, zodat je een constante instroom van passende kandidaten krijgt. Benieuwd waar in jouw proces nu kandidaten afhaken? Doe de gratis recruitment scan en je krijgt een concreet beeld van wat er beter kan.
